Sejujurnya saya bisa bilang bekerja dari rumah itu sulit. Tidak berkomunikasi langsung dan tidak ada tatap muka membuat hubungan pekerjaan jadi kurang lancar. Untungnya ada banyak tools bekerja dari rumah yang bisa kita gunakan untuk memaksimalkan komunikasi, produktivitas team, dan manajemen proyek. Semuanya tentu serba online dan ada yang berbayar maupun gratis.
Konsep bekerja dan data secara online memang sudah harus diterapkan, malahan mungkin akan menjadi new normal. Makanya penting untuk membiasakan menggunakan tools secara online dan berkomunikasi secara online.
Tools bekerja dari rumah yang saya gunakan dan rekomendasikan sebetulnya sudah biasa dipakai sehari-hari, namun jadi terasa berguna sekali saat WFH begini. Pada akhirnya jadi ketergantungan dan semua data tersimpan dengan baik di Cloud. Tentunya kita harus berinvestasi di tools supaya dapat kita gunakan secara maksimal.
Google Suite (Drive, Calendar, dan Meet)
Sudah banyak perusahaan maupun startup yang mengunakan Google Suite. Paket lengkap dan hemat serta billing dihitung perkepala tiap bulan jadi sangat memudahkan. Karena begitu ada pegawai yang resign atau tidak lolos probation bisa kita hapus dan menghemat biayanya.
Semenjak awal saya selalu menggunakan Google Suite dan menggunakan semua secara online. Nyaris saya tidak punya data yang tersimpan secara lokal di laptop.
Dengan menggunakan Google Suite, kita bisa mengakses Google Drive dengan kapasitas 30GB dan kemudahan sharing file dalam 1 perusahaan. Nah yang paling penting dari Google Suite ini adalah aplikasi yang terdapat di dalamnya. Ada fitur seperti Word, Excel, PPT, bahkan bisa connect juga dengan aplikasi yang lain.
Apabila telah membiasakan menggunakan drive untuk membuat file, maka akan lebih mudah juga saat WFH. Kolaborasi data sangat memungkinkan tanpa harus bertemu dan prosesnya juga menjadi lebih mudah.
Fitur yang berguna sekali saat ini adalah Calendar yang tersinkronisasi dengan Google Meet. Setelah tidak banyak yang memakai, Google ternyata meng-update dan sekarang sudah berkualitas dan layak untuk digunakan. Jadi bisa sekaligus undang meeting online beserta link untuk bertemu onlinenya.
Zoom/Skype/WhatsApp
Selain Google Meet, tools conference yang sekarang juga ramai digunakan adalah Zoom. Aplikasi ini mudah dan nyaman. Sudah sering saya gunakan untuk berkomunikasi lintas negara untuk keperluan report rutin. Tidak disangka, saat wfh di berlakukan semua menggunakan Zoom.
Tapi sayang sekali, karena ada isu security yang membayangi lalu pada akhirnya orang-orang beralih ke meet atau Skype. Saya sendiri masih setia dan berlangganan premium. Suara yang jernih dan kemudahan komunikasinya tanpa harus memiliki akun menjadi praktis. Tapi lagi-lagi karena masalah keamanan, sebaiknya sudah mulai diatur.
Oia, satu lagi ketika urgent dan butuh komunikasi langsung, WA juga dapat digunakan untuk video call secara grup. Secara kualitas tentunya masih jauh tapi lumayan banget untuk digunakan ketika sedang urgent. Sedangkan Skype, sepertinya usernya di Indonesia tidak terlalu banyak jadi tidak terlalu populer tapi masih digunakan sebagai alternatif.
Trello/Monday
Setelah komunikasi tentunya kita juga harus punya tools bekerja dari rumah untuk produktivitas dan manajemen. Yang aktif sekali saya gunakan adalah Trello untuk manajemen team dan proyek. Tools ini gratis dan dapat dimanfaatkan untuk komunikasi terkait progress pekerjaan. Trello juga sudah banyak digunakan dan direkomendasikan oleh profesional. Ini adalah tools bekerja dari rumah yang menurut saya ideal. Mampu memenuhi kebutuhan.
Selain Trello, Monday juga menjadi favorit saya. Sayangnya begitu usernya bertambah harus upgrade dan harganya cukup mahal jika dolar sekarang sudah di angka 15k. Akan tetapi bagi yang memang membutuhkan tentunya sangat berguna. Monday lebih fleksibel menyesuaikan kebutuhan dan lebih mudah dari segi user experience.
Zapier
Zapier saya gunakan untuk kemudahan proses secara automatic. Arus data yang berpindah dari satu aplikasi ke aplikasi lain bisa dengan mudah diatur dengan Zapier. Misalnya, saya ingin menghubungkan lead iklan yang ada di Facebook Ads dengan Google Sheet. Nah ini bisa diatur dengan membuat Zap.
Jadi kita tidak perlu lagi mengecek secara manual ke Facebook tapi cukup 1 file saja. Ini tentunya menghemat waktu dan memudahkan kita untuk menemukan data. Sayangnya memang untuk menggunakan beberapa fiturnya harus upgrade. Tapi sekali lagi, ini memudahkan sekali workflow kerja kita.
HubSpot
Yang terakhir adalah tools sistem CRM (Customer Relationship Management) yang akan membantu kita dalam produktivitas dan juga automatiskan bisnis. Hanya dengan HubSpot kita bisa meng-cover hal-hal seperti Sales, Marketing, dan Layanan Pelanggan.
HubSpot ini ada versi gratisnya yang lumayan banget bisa dipakai. Toolsnya lumayan lengkap dan serba otomatis. Mulai dari sales pipeline sampai email marketing.
Gimana? Sudah ada yang mencoba tools bekerja dari rumah di atas atau malah menggunakan yang lain. Apapun itu pastikan menggunakannya semaksimal mungkin untuk membantu produktivitas kerja dan komunikasi antar team. Apalagi sedang WFH begini, kan kita ngga tau teammate kita ternyata tidur-tiduran di jam kerja hehehe.
Leave a Reply